Paid Meals Policy

PAID MEAL COLLECTION POLICY FOR FOOD SERVICE

HOW TO PAY

Parents have two ways to pay for their child’s meals:

1. Parents may set-up an online account with School Café at www.schoolcafe.com

a. Parents will be able to make payments using a credit card or debit card.

b. Parents will be able to set-up automatic payments and see student balances.

2. Parents may pay student meals by providing the school Office Manager with a personal check, money order or cashier’s check. Cash payments will not beaccepted.

a. They must be made out to Schools in Action .

COLLECTION PROCEDURE

There are two methods of payment for meals: prepayment and post-billing. Students who pay full price or a reduced price for their meals have the option of paying on a weekly, monthly or annual basis. If a student is charging their meal, the meal server or designee logs the charged meal on that student’s account on the meal program software at the time the meal is being taken by the student. Students can charge up to $50. At the end of the month, all parents receive letters whose children have outstanding balances that are unpaid.

Even if a student meal charges exceeds the $50 limit, the students will be able to receive a regular meal during lunch. A student will never be denied a meal due to inability to pay. Families that are unable to pay for their student’s meals, are encouraged to fill out a lunch application to see if they might qualify for federal assistance. Families can request the lunch applications in the main office.

PREPAYMENT

1) Parents will have the ability to prepay their child’s account on School Café using a credit or debit card.

2) Students have the ability to prepay with check, money order or cashier’s check for their meals before school begins each morning . Parents or students can turn in the prepayment to the Office Manager (Ms. Magaly Vasquez) , and the Office Manager will track it on the meal program software under the student’s record.

POST-BILLING

Schools in Action (our meal management company) will send out bills monthly and/or at the end of the semester for any outstanding balances. The Office Manager will continue to encourage families who have not submitted a lunch application to submit one.

EXCESS BALANCES

Families who have a positive balance in the student’s paid meals account will be notified by Schools in Action before the end of the year. The parents can opt to either carry the balance over to the following year, or receive a refund for the excess balance. If a refund is elected, Schools in Action will mail a check home.

DELINQUENT DEBT

When meal charges continue to go unpaid, parents are contacted by phone and/or mailed a letter from the Schools in Action and/or the school site . If after sending out the post-billing notices families are still not submitting payment, the Operations Manager (Mrs. Usha Baxter) will follow up with phone calls or set up meetings to determine why families are not paying and come up with a payment plan, if needed. The payment plans will take into account the family’s financial circumstances and be reasonable in terms of amounts and timeline. The payment plan will be signed by the family and the Operations Manager . Families would pay the payments on the payment plan to the Operations Manager .

CONTACT INFO

If you have any questions in regards to this policy, please contact the Office Manager (Ms. Vasquez) at your student’s school first. Thank you. (818) 306-2136

Office Manager: mvasquez@viphs.org 

Operations Manager: ubaxter@viphs.org

This institution is an equal opportunity provider.

POLÍTICA DE RECAUDACIÓN DE COMIDAS PARA EL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN

CÓMO PAGAR

Los padres tienen dos formas de pagar las comidas de sus hijos:

1) Los padres pueden establecer una cuenta en línea con School Café en www.schoolcafe.com

a) Los padres podrán realizar pagos utilizando una tarjeta de crédito o tarjeta de débito.

b) Los padres podrán establecer pagos automáticos y ver los saldos de los estudiantes.

2) Los padres pueden pagar las comidas de los estudiantes proporcionando al gerente de la oficina (Ms. Magaly Vasquez) un cheque personal, giro postal o cheque de caja. No se permitirán pagos en efectivo .

a) El cheque deberá ser escrito para Schools in Action.

PROCEDIMIENTO DE COBRO

Hay dos métodos de pago para las comidas: prepago y post-facturación. Los estudiantes que pagan el precio completo o un precio reducido por sus comidas tienen la opción de pagar en forma semanal, mensual o anual. Si un estudiante está cargando su comida, el servidor de comida o la persona designada, registrara la comida cargada en la cuenta de ese estudiante en el programa de comida en el momento en que el estudiante toma la comida. Los estudiantes pueden cobrar hasta $ 50. Al final del mes, todos los padres reciben cartas cuyos hijos tienen saldos pendientes sin pagar.

Las familias que no pueden pagar las comidas de sus estudiantes, se les anima a llenar una solicitud de almuerzo para ver si pueden calificar para asistencia federal. Las familias pueden solicitar las solicitudes de almuerzo en la oficina principal.

PROCEDIMIENTO DE COBRO

Hay dos métodos de pago para las comidas: prepago y post-facturación. Los estudiantes que pagan el precio completo o un precio reducido por sus comidas tienen la opción de pagar en forma semanal, mensual o anual. Si un estudiante está cargando su comida, el servidor de comida o la persona designada, registrara la comida cargada en la cuenta de ese estudiante en el programa de comida en el momento en que el estudiante toma la comida. Los estudiantes pueden cobrar hasta $ 50. Al final del mes, todos los padres reciben cartas cuyos hijos tienen saldos pendientes sin pagar. Las familias que no pueden pagar las comidas de sus estudiantes, se les anima a llenar una solicitud de almuerzo para ver si pueden calificar para asistencia federal. Las familias pueden solicitar las solicitudes de almuerzo en la oficina principal.

PREPAGO

1) Los padres tendrán la posibilidad de pagar por adelantado la cuenta de sus hijos en School Café con una tarjeta de crédito o débito.

2) Los estudiantes tienen la posibilidad de prepagar con cheque, giro postal o cheque de caja para sus comidas antes de que comiencen las clases cada mañana o después de escuela. Los padres o estudiantes pueden entregar el pago por adelantado al Gerente de Oficina , y el Gerente de Oficina lo rastreará en el programa de comidas que se encuentra debajo del registro del estudiante.

POST-FACTURACIÓN

Schools in Action (nuestra compañía de administración de comidas) enviará facturas mensualmente y / o al final del semestre por cualquier saldo pendiente. El Gerente de Oficina continuará alentando a las familias que no hayan presentado una solicitud de almuerzo a enviar una.

EXCESO DE SALDOS

Las familias que tienen un saldo positivo en la cuenta de alimentos pagados del estudiante serán notificadas por Schools in Action antes de fin de año. Los padres pueden optar por llevar el saldo al año siguiente o recibir un reembolso por el saldo en exceso. Si se elige un reembolso, Schools in Action enviará un cheque a casa.

DEUDA DELINCUENTE

Cuando los cargos por comida continúan sin pagar, se contacta a los padres por teléfono y / o se les envía una carta por correo desde Schools in Action y / o el sitio escolar . Si después de enviar los avisos posteriores a la facturación, las familias aún no envían el pago, el Gerente de Operaciones (Mrs. Usha Baxter) hará un seguimiento con las llamadas telefónicas o las reuniones para determinar por qué las familias no pagan y elaborar un plan de pago, si es necesario. Los planes de pago tendrán en cuenta las circunstancias financieras de la familia y serán razonables en términos de montos y cronograma. El plan de pago será firmado por la familia y el gerente de operaciones . Las familias pagarían los pagos en el plan de pago al gerente de operaciones.

INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta con respecto a esta política, comuníquese con ella Gerente de oficina (Ms. Vasquez) en la escuela de su estudiante primero. Gracias. (818) 306-2136

Gerente de la Oficina: mvasquez@viphs.org

Gerente de Operaciones: ubaxter@viphs.org

Esta institución es un proveedor de igualdad de oportunidades

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